Monitoring and Measuring Communication Performance in Dispersed Project Teams

• Autorzy: Karolina Muszyńska

Warianty tytułu

Monitorowanie i mierzenie wydajności komunikacji w rozproszonych zespołach projektowych

• Języki publikacji: EN

Abstrakty

EN

The purpose of the paper is firstly to identify the aspects of the communication and documentation processes in dispersed, international project teams, which should be monitored to ensure effective project communication, and secondly to propose a combined approach to measuring project communication performance. Identification of the aspects which should be monitored is based on literature analysis and previous studies. The proposed approach combines two methods which together enable to comprehensively measure communication performance within a project. The first method is a questionnaire-based analysis of communication performance and how it is perceived by the team members. The second one involves analysis of a database of project records. A case of a specific international project is used to apply the combined approach for monitoring and measuring project communication performance. The obtained results show that the proposed approach delivers a comprehensive view of communication and documentation processes in a project, based both on objective data extracted from the database as well as opinions of team members, delivering information about possible problems and alarming situations. (author's abstract)

Celem artykułu jest, po pierwsze, identyfikacja aspektów procesów komunikacji i dokumentacji w rozproszonych, międzynarodowych zespołach projektowych, które powinny być monitorowane w celu zapewnienia skutecznej komunikacji projektowej, a po drugie, zaproponowanie połączonego podejścia do pomiaru wydajności komunikacji projektowej. Identyfikacja aspektów, które powinny być monitorowane, opiera się na analizie literatury i wcześniejszych badaniach. Zaproponowane podejście łączy dwie metody, które razem umożliwiają wszechstronny pomiar wydajności komunikacji w ramach projektu. Pierwsza z nich to kwestionariuszowa analiza wydajności komunikacji i jej postrzegania przez członków zespołu. Druga polega na analizie bazy danych rekordów projektu. Połączone podejście do monitorowania i pomiaru wydajności komunikacji projektowej zastosowano dla konkretnego przypadku międzynarodowego projektu. Uzyskane wyniki pokazują, że proponowane podejście zapewnia kompleksowy wgląd w procesy komunikacji i dokumentacji w projekcie, oparty zarówno na obiektywnych danych pozyskanych z bazy danych, jak i na opiniach członków zespołu, dostarczając informacji o ewentualnych problemach i niepokojących sytuacjach. (abstrakt oryginalny)

Słowa kluczowe

EN

Project teams; International cooperation; Effective communication; Communication in a group; Measurement; Communication management

PL

Grupy projektowe; Współpraca międzynarodowa; Efektywne komunikowanie; Komunikowanie w grupie; Pomiary; Zarządzanie komunikacją

• Czasopismo: Przegląd Organizacji
• Rocznik: 2018
• Numer: nr 11
• Strony: 29--36

Twórcy

autor

Karolina Muszyńska

• University of Szczecin, Poland

Bibliografia

• [1] Besteiro E.N.C., Pinto I.D., Novaski О. (2015), Success Factors in Project Management, "Business Management Dynamics", Vol. 4, No. 9, pp. 19-34.
• [2] Butt A., Naaranoja M., Savolainen J. (2016), Project Change Stakeholder Communication, "International Journal of Project Management", Vol. 34, No. 8, pp. 1579-1595.
• [3] Devi K.S., Marthandan G" Rathimala K. (2018), Role of Communication in IT Project Success, [in:] Issues and Trends in Interdisciplinary Behavior and Social Science, CRC Press, pp. 329-336.
• [4] Freeman J. (2016), Effective Construction Project Communications, doctoral dissertation, University of Cape Town, South Africa, https://open.uct.ac.za/ handle/11427/20714, access date: 30.10.2018.
• [5] Goldhaber G.M., Rodgers D.P. (1979), Auditing Organisational Communication Systems: The ICA Communication Audit, Kendall-Hunt, Dubuque.
• [6] Golini R., Kalchschmidt M., Landoni P. (2015), Adoption of Project Management Practices: The Impact on International Development Projects of Non-governmental Organizations, "International Journal of Project Management", Vol. 33, No. 3, pp. 650-663.
• [7] Hargie O., Tourish D. (eds.), (2000), Handbook of Communication Audits for Organisations, Routledge, London.
• [8] Kupiainen E" Mäntylä M.V., Itkonen J. (2015), Using Metrics in Agile and Lean Software Development - A Systematic Literature Review of Industrial Studies, "Information and Software Technology", Vol. 62, pp. 143-163.
• [9] Kwofie E.T. (2015), Contribution of Unique Features of Mass Housing Projects to Project Team Communication Performance, doctoral thesis, Kwame Nkrumah University of Science and Technology, Kumasi, http://ir.knust.edu.gh/ bitstream/123456789/ 8347/l/T Kwofie.pdf, access date: 30.10.2018.
• [10] Lys O. (2015), Planning Project Communications: How It Works? master thesis, KTH Royal Institute of Technology, Stockholm, http://kth.diva-portal.org/smash/record.jsf ?pid=- diva2% 3A827853&dswid=-8467, access date: 30.10.2018.
• [11] Mefalopulos P., Kamlongera C. (2004), Participatory Communication Strategy Design: A Handbook, Food & Agriculture Org.
• [12] MnkandlaE. (2013), A Review of Communication Toolsand Techniques for Successful ICT Projects, "The African Journal of Information Systems", Vol. 6, No. 1, pp. 1-8.
• [13] Muszyńska К. (2018), A Concept for Measuring Effectiveness of Communication in Project Teams, "Journal of Economics and Management", Vol. 33, No. 3, pp. 63-79.
• [14] Pop A.M., Pop I., Dumitrascu D.D. (2013), An Analysis Model of the Communication Features In Research Project Management, "Revista Economica", Vol. 65, No. 4, pp. 49-64.
• [15] Project Management Institute (2017), A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK' Guide) - Sixth Edition, Project Management Institute.
• [16] Ssenyange K" Katerega Y.N., Masaba A.K., Sebunya A. (2017), Project Communication a Dimension for Improved Project Performance: The Case of Selected Public University Projects, "Journal of Resources Development and Management", Vol. 30, pp. 77-84.
• [17] Streich R., Brennholt J. (2015), Communication in Projects, [in:] Applied Psychology for Project Managers, Springer, Berlin-Heidelberg, pp. 53-72.
• [18] Zulch B.G. (2014), Communication: The Foundation of Project Management, "Procedia Technology", Vol. 16, pp. 1000-1009.

Identyfikatory

DOI

10.33141/po.2018.11.04