Warianty tytułu
System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją jako narzędzie informatyczne do przetwarzania elektronicznych dokumentów księgowych w jednostkach samorządu terytorialnego w Polsce
Języki publikacji
Abstrakty
Purpose: This paper explores the level of use of Electronic Document Management Systems (EDMSs) to process electronic accounting documents in local government in Poland, as well as the kind of basic activities related to electronic accounting documents that are supported in EDMSs. Registering electronic accounting documents in an EDMS is a vital step towards e-accounting because the automation of the processes related to registering accounting documents in accounting software is possible only when the accounting documents are electronic, i.e. in the form of a structured XML file.
Methodology/approach: Survey research was conducted among local government units (LGUs) in Poland to examine whether they use EDMSs to support accounting work related to the handling of electronic accounting documents. One thousand, five hundred and forty-nine units were examined, which is approx. 57% of the total population. The study is qualitative in nature.
Findings: The results showed that the Polish local government is poorly prepared to register electronic accounting documents in EDMSs. Of the 1,594 units examined, 1,058 use an EDMS and 536 have not yet implemented one, which means that these LGUs are not at all prepared for electronic communication, including registration of electronic accounting documents. Of those units already using an EDMS (1058), 685 use it to register electronic accounting documents, while 373 do not use it for this purpose.
Research limitations/implications: The limitation of the study is that despite the relatively large number of LGUs surveyed, the qualitative study does not allow for the generalisation of the results for the entire population.
Practical implications: The study will be of interest to all those who plan to automate accounting processes based on loading metadata to the accounting software directly from electronic accounting documents in the form of XML files. Even though the empirical study covered only Polish LGUs, the issues related to IT applications used to develop e-accounting documents will also be of interest to local governments of other EU Member States, as the regulations and principles mentioned in the study have entered into force in all Member States.
Originality/value: The originality of the study lies in the fact that e-accounting, e-documents, and e-signature are relatively young phenomena, so this study may be one of the voices in the future discussion on this topic. The originality and value of the study lie in the attempt to approximate the degree of current EDMS use to process electronic accounting documents in local governments and the plans for implementing an EDMS in those local governments that do not yet use one in their activities. This will allow us to predict and assess the state of development of Accounting Information Systems (AIS). (original abstract)
Methodology/approach: Survey research was conducted among local government units (LGUs) in Poland to examine whether they use EDMSs to support accounting work related to the handling of electronic accounting documents. One thousand, five hundred and forty-nine units were examined, which is approx. 57% of the total population. The study is qualitative in nature.
Findings: The results showed that the Polish local government is poorly prepared to register electronic accounting documents in EDMSs. Of the 1,594 units examined, 1,058 use an EDMS and 536 have not yet implemented one, which means that these LGUs are not at all prepared for electronic communication, including registration of electronic accounting documents. Of those units already using an EDMS (1058), 685 use it to register electronic accounting documents, while 373 do not use it for this purpose.
Research limitations/implications: The limitation of the study is that despite the relatively large number of LGUs surveyed, the qualitative study does not allow for the generalisation of the results for the entire population.
Practical implications: The study will be of interest to all those who plan to automate accounting processes based on loading metadata to the accounting software directly from electronic accounting documents in the form of XML files. Even though the empirical study covered only Polish LGUs, the issues related to IT applications used to develop e-accounting documents will also be of interest to local governments of other EU Member States, as the regulations and principles mentioned in the study have entered into force in all Member States.
Originality/value: The originality of the study lies in the fact that e-accounting, e-documents, and e-signature are relatively young phenomena, so this study may be one of the voices in the future discussion on this topic. The originality and value of the study lie in the attempt to approximate the degree of current EDMS use to process electronic accounting documents in local governments and the plans for implementing an EDMS in those local governments that do not yet use one in their activities. This will allow us to predict and assess the state of development of Accounting Information Systems (AIS). (original abstract)
Cel: W artykule omówiono stopień wykorzystania systemów EZD do przetwarzania elektronicznych dokumentów księgowych w jednostkach samorządu terytorialnego w Polsce oraz rodzaje podstawowych czynności związanych z e-dokumentami księgowymi obsługiwanymi w EZD. Rejestracja e-dokumentów księgowych w EZD jest bardzo ważnym krokiem w kierunku e-księgowości, ponieważ automatyzacja rejestracji e-dokumentów w systemach księgowych jest możliwa tylko wtedy, gdy dokumenty księgowe są elektroniczne, tj. w formie ustrukturyzowanej Plik XML.
Metodyka/podejście: W celu zbadania, czy systemy EZD są wykorzystywane przez jednostki samorządu terytorialnego (JST) do wspomagania pracy księgowej związanej z obsługą elektronicznych dokumentów księgowych, przeprowadzono badanie ankietowe wśród JST w Polsce. Przebadano 1594 jednostki, czyli ok. 57% całej populacji. Badanie miało charakter jakościowy.
Wyniki: Wyniki pokazały, że JST są słabo przygotowane do rejestracji elektronicznych dokumentów księgowych w systemach EZD. Spośród 1594 zbadanych jednostek 1058ko-rzysta z EZD, a 536 nie wdrożyło jeszcze EZD, co oznacza, że te JST nie są przygotowane do komunikacji elektronicznej, w tym do rejestracji elektronicznych dokumentów księgowych. Spośród tych jednostek, które już korzystają z EZD (1058), 685 używa EZD do rejestracji elektronicznych dokumentów księgowych, a 373 nie używa EZD do tego celu.
Ograniczenia badania/implikacje: Ograniczeniem jest fakt, że pomimo relatywnie dużej liczby zbadanych JST, badanie jakościowe nie pozwala na uogólnienie wyników na całą populację, wskazuje natomiast na kilka kierunków przyszłych badań, z których najważniejszym jest, czy i jaki wpływ będzie miała zmiana formy dokumentu księgowego z papierowego na elektroniczny na dotychczasową praktykę księgową i sprawozdawczą oraz na rozliczenia podatkowe.
Praktyczne implikacje: Artykuł może zainteresować wszystkich, którzy planują zautomatyzować procesy księgowe przez automatyczne wprowadzanie metadanych do oprogramowania księgowego bezpośrednio z elektronicznych dokumentów księgowych w postaci plików XML. Pomimo tego, że badaniem objęto tylko polskie jednostki samorządu terytorialnego, to kwestie związane z aplikacjami informatycznymi służącymi do opracowywania e-dokumentów księgowych mogą zainteresować również samorządy innych krajów UE, gdyż wspomniane w opracowaniu regulacje prawne i zasady weszły w życie we wszystkich państwach członkowskich.
Oryginalność/wartość: E-księgowość, e-dokumenty, e-podpis to stosunkowo nowe zagadnienia, toteż artykuł może być jednym z głosów w przyszłej dyskusji na ten temat. Oryginalność i wartość opracowania polegają na próbie przybliżenia stopnia obecnego wykorzystania systemów EZD do przetwarzania e-dokumentów księgowych w JST oraz planów wdrożenia EZD w tych samorządach, które jeszcze nie wykorzystują EZD w swojej działalności. Pozwoli to przewidzieć i ocenić stan rozwoju informatycznych systemów księgowych. (abstrakt oryginalny)
Metodyka/podejście: W celu zbadania, czy systemy EZD są wykorzystywane przez jednostki samorządu terytorialnego (JST) do wspomagania pracy księgowej związanej z obsługą elektronicznych dokumentów księgowych, przeprowadzono badanie ankietowe wśród JST w Polsce. Przebadano 1594 jednostki, czyli ok. 57% całej populacji. Badanie miało charakter jakościowy.
Wyniki: Wyniki pokazały, że JST są słabo przygotowane do rejestracji elektronicznych dokumentów księgowych w systemach EZD. Spośród 1594 zbadanych jednostek 1058ko-rzysta z EZD, a 536 nie wdrożyło jeszcze EZD, co oznacza, że te JST nie są przygotowane do komunikacji elektronicznej, w tym do rejestracji elektronicznych dokumentów księgowych. Spośród tych jednostek, które już korzystają z EZD (1058), 685 używa EZD do rejestracji elektronicznych dokumentów księgowych, a 373 nie używa EZD do tego celu.
Ograniczenia badania/implikacje: Ograniczeniem jest fakt, że pomimo relatywnie dużej liczby zbadanych JST, badanie jakościowe nie pozwala na uogólnienie wyników na całą populację, wskazuje natomiast na kilka kierunków przyszłych badań, z których najważniejszym jest, czy i jaki wpływ będzie miała zmiana formy dokumentu księgowego z papierowego na elektroniczny na dotychczasową praktykę księgową i sprawozdawczą oraz na rozliczenia podatkowe.
Praktyczne implikacje: Artykuł może zainteresować wszystkich, którzy planują zautomatyzować procesy księgowe przez automatyczne wprowadzanie metadanych do oprogramowania księgowego bezpośrednio z elektronicznych dokumentów księgowych w postaci plików XML. Pomimo tego, że badaniem objęto tylko polskie jednostki samorządu terytorialnego, to kwestie związane z aplikacjami informatycznymi służącymi do opracowywania e-dokumentów księgowych mogą zainteresować również samorządy innych krajów UE, gdyż wspomniane w opracowaniu regulacje prawne i zasady weszły w życie we wszystkich państwach członkowskich.
Oryginalność/wartość: E-księgowość, e-dokumenty, e-podpis to stosunkowo nowe zagadnienia, toteż artykuł może być jednym z głosów w przyszłej dyskusji na ten temat. Oryginalność i wartość opracowania polegają na próbie przybliżenia stopnia obecnego wykorzystania systemów EZD do przetwarzania e-dokumentów księgowych w JST oraz planów wdrożenia EZD w tych samorządach, które jeszcze nie wykorzystują EZD w swojej działalności. Pozwoli to przewidzieć i ocenić stan rozwoju informatycznych systemów księgowych. (abstrakt oryginalny)
Czasopismo
Rocznik
Tom
Numer
Strony
113--134
Opis fizyczny
Twórcy
autor
- University of Gdansk
Bibliografia
- Amiri S., Amiri N. (2014), Information Technology (IT) and its Role in Accounting Practice, "The International Journal of Economy, Management and Social Sciences", 3 (1) pp.28-32.
- Berenyi L., Sasvari P.L. (2018), State of digital literacy: preparedness of higher education students for e-administration in Hungary, Central and Eastern European e/Dem and e/GovDays, May 4-5, 2018, Budapest, Hungary, Conference Proceedings, pp. 347-356.
- Bobowski S., Gola J. (2017), E-procurement in the European Union, "Asia-Pacific Journal of EU Studies", 17 (1), pp. 23-35. Bourdillon-Stalla S., Pearce H. Tsakalakis N. (2018), The GDPR: A game changer for electronic identification schemes? The case study of Gov.UK Verify, "Computer Law & Security Review", 34, pp. 784-805.
- Cedillo P., Garcia A., Cardenas J.D., Bermeo A. (2018), A systematic literature review of electronic invoicing, platforms and notification systems, International Conference on eDemocracy & eGovernment (ICEDEG), April 4-6, 2018, Ambato, Ecuador, pp. 150-157.
- Council Directive 2006/112/EC of 28 November 2006 on the common system of value added tax (2006/112/CE), (OJ L 347/1).
- Directive 2014/55/EU of the European Parliament and of the Council of 16 April 2014 on electronic invoicing in public procurement (2014/55/EU), (OJ L133/1).
- Dobrzeniecka E. (2018), The level of electronic invoicing in public procurement in Poland, "e-mentor" 3 (75), pp. 72-79.
- Doshi P., Kotak Y., Sahitya A. (2020), Automated Invoice Processing System Along with Chatbot, "International Journal of Research in Engineering, Science and Managemen", 3 (5), pp. 29-31.
- Filho W.P., Ribeiro C., Zeffer T. (2019), Privacy-preserving attribute aggregation in eID federations, "Future Generation Computer Systems", 92, pp.1-16.
- Gherasim Z., Ionescu L. (2019), The financial accountability of e-government: the information transparency of decision-making processes in public organizations, "Annals of Spiru Haret University. Economic Series", 3, pp. 23-32.
- Graaf de T.J. (2019), From old to new: From internet to smart contracts and from people to smart contracts, "Computer Law & Security Review",35, pp. 1-11.
- Guney A. (2014), Role of technology in accounting and e-accounting, "Procedia - Social and Behavioral Science", 152, pp. 852-855.
- Haag S., Born F., Kreuyer S., Bernius S. (2013), Organizational Resistance to E-Invoicing - Results from an Empirical Investigation among SMEs, 12th International Conference on Electronic Government (EGOV), September 16-19,2013, Koblenz, Germany, Conference proceedings, pp. 286-297.
- Judkowiak A. (2019), The identification of problems related to electronic financial statement - own research results, "Research Papers of Wroclaw University of Economics and Business", 63 (6), pp. 40-50.
- Kapkama J.Y. (2020), Effect of E-Procurement on Lead Time in the Public Health Sector in Kenya: A Case of Public Health Facilities in Nairobi County, "Journal of International Business, Innovation and Strategic Management", 1 (4), pp. 104-125.
- Kennedy E., Millard Ch. (2016), Data security and multi-factor authentication: Analysis of requirements under EU law and in selected EU Member States, "Computer Law & Security Review" 32, pp. 91-110.
- \ Kim H. (2019), Globalization and regulatory change: The interplay of laws and technologies in E-commerce in Southeast Asia, "Computer Law & Security Review", 35, pp. 1-20.
- Kloviene L., Gimzaiskiene E. (2015), The Effect of Information Technology on Accounting System's Conformity with Business Environment: A Case Study in Banking Sector Company, "Procedia Economics and Finance", 32, pp. 1707-1712.
- Kotyla C. (2020a), E-delivery in local government, "Research Papers of Wroclaw University of Economics and Business", 64 (1), pp. 143-159.
- Kotyla C. (2020b), Electronic accounting documents as defined by eIDAS, "Zeszyty Teoretyczne Rachunkowości",106 (162), pp. 107-131.
- Kussainova A.K., Kussainov D.O., Zhumagulov B.S., Simtikov Z.K., Zhangutin B.O. (2020), Legal issues of electronic documents workflow regulation, "The Law, State and Telecommunications Review", 12 (1), pp. 293-318.
- Lentner G.M., Patrycek P. (2016), Electronic identity (eID) and electronic signature (eSig) for eGovernment services - a comparative legal study, "Transforming Government: People, Process and Policy",10 (1), pp. 8-25.
- Melon L., Spruk R. (2020), The impact of e-procurement on institutional quality, "Journal of Public Procurement", 20(4), pp. 333-375.
- McCue C., Roman A.V. (2012), E-procurement. Myth or Reality? "Journal of Public procurement", 12 (2), pp. 221-248.
- Melin U., Axelsson K., Soderstrom F. (2016), Managing the development of e-ID in a public e-service context Challenges and path dependencies from a life-cycle perspective, "Transforming Government: People, Process and Policy", 10 (1), pp. 72-88.
- Mohammad S. (2011), Analysis and Design of an Effective E-Accounting Information System(EEAIS), "Communications in Computer and Information Science", 166, pp. 75-82.
- Moll J., Yigitbasioglu O. (2019), The role of internet-related technologies in shaping the work of accountants: New directions for accounting research, "The British Accounting Review", 51, pp. 1-20.
- Regulation No 910/2014 of the European Parliament and of the Council of 23 July 2014 on electronic identification and trust services for electronic transactions in the internal market and repealing Directive 1999/93/EC (eIDAS), (OJ L 257/73).
- Soudani S.N. (2013), The Impact of Implementation of E-Accounting System on Financial Performance with Effects of Internal Control, "Research Journal of Finance and Accounting", 4 (11), pp. 17-27.
- Strawiński P. (2007), Przyczynowość, selekcja i endogeniczne oddziaływanie, "Przegląd Statystyczny", 54 (4), pp. 49-61.
- Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, Dz.U.2019.1429 [The Act of 6 September 2001 on Access to Public Information].
- Werner M. (2017), Financial process mining -Accounting data structure dependent control flow inference, "International Journal of Accounting Information Systems",25, pp. 57-80.
- Bralic V., Stancic H., Stengard M. (2020), A block chain approach to digital archiving: digital signature certification chain preservation, https://www-1emerald-1com-15d3g3oli00e9.hansolo.bg.ug.edu.pl/insight/content/doi/10.1108/RMJ-08-2019-0043/full/html (access 22.11.2020).
- Fernandes L., Longbottom C. (2011), E-invoicing: Ready for prime time,https://www.ricoh.it/Images/e-invoicing-whitepaper_t_74-29043.pdf (access 17.11.2020).
- Kumar N., Ganguly K.K. (2020), Non-financial e-procurement performance measures. Their interdependence and impact on production cost, https://www-1emerald-1com-15d3g3oli00e9.hansolo.bg.ug.edu.pl/insight/content/doi/10.1108/IJPPM-07-2019-0353/full/html(access 22.11.2020).
Typ dokumentu
Bibliografia
Identyfikatory
Identyfikator YADDA
bwmeta1.element.ekon-element-000171620920
JavaScript jest wyłączony w Twojej przeglądarce internetowej. Włącz go, a następnie odśwież stronę, aby móc w pełni z niej korzystać.