W organizacjach, które są zorientowane na wspieranie procesów pracownicy bardzo szybko orientują się, że w celu podniesienia ich jakości trzeba dzielić się wiedzą związaną z produktem, klientami i samym procesem ponad granicami wyznaczanymi w przez strukturę organizacyjną lub oddziałową. Przechodzą w ten sposób od podejścia industrialnego w kierunku podejścia opartego na wiedzy. W cyklu życia tradycyjnego systemu organizacji procesów (workflow) najwięcej wiedzy wkładane jest na etapie projektowania procesów. Później - w czasie gdy system już pracuje - wiedza jest już aktualizowana stosunkowo rzadko, ani wykorzystywana zbyt intensywnie. Tymczasem wiedza ta mogłaby, się bardzo przydać i dlatego proponuje się rozszerzenie systemów workflow poprzez wyposażenie je w wiedzę o procesach w ogóle oraz wiedzę dziedzinową tak, aby było możliwe samodostosowywanie się systemów do aktualnych zadań. Aby podejmować właściwe decyzje ludzie potrzebują danych, informacji i wiedzy, z drugiej strony podejmując decyzje gromadzą dane, informacje i wiedzę, W samym tym fakcie kryje się trudność - po pewnym czasie, ze względu na ogrom ilości danych, coraz trudniej pracownikom wiedzy dotrzeć do potrzebnych zasobów. Stąd pojawia się potrzeba zbudowania systemów o architekturze opartej o procesy, która łączy osiągnięcia z kilku dziedzin, głównie z zakresu: wyszukiwania danych, workflow, planowania, modelowania procesów, analizy działania użytkownika, CBR itd. Organizacje świadome procesowego podejścia do biznesu inwestują zatem w narzędzia przechowywania wiedzy (repozytoria wiedzy) w celu zarządzania, automatyzacji i ciągłego usprawniania procesów. Repozytoria te zawierają wewnętrzne i zewnętrzne wzorce najlepszych procesów (best practices), wzorce procesów, przykłady procesów dla pracy grupowej i indywidualnej, które powstały w toku wykonywania prac i które będą wykorzystywane w trakcie projektowania i wykonywania nowych procesów (fragment tekstu)